Luis Suarez van IBM stuurt geen e-mail meer. Er bestaan volgens hem tegenwoordig een heleboel tools die veel beter geschikt zijn om met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. En ik ga akkoord met hem. E-mail is niet meer het communicatiemiddel dat de voorkeur geniet bij jongeren. Communicatie vind nu plaats via sociale netwerken (Facebook, Twitter), via Instant Messaging (IM), Skype, wiki’s en blogs.

Hieronder vind je een presentatie van 45 minuten die Luis Suarez gegeven heeft voor collega’s van IBM in Düsseldorf met de titel: Thinking outside the Inbox.

See the Light – Thinking Outside the Inbox from Luis Suarez on Vimeo.

Samenvatting

Voor de mensen die geen 45 minuten van hun leven kunnen missen, hieronder de samenvatting met mijn bemerkingen.

E-mail is een slechte manier om met elkaar te communiceren en wordt vaak ook misbruikt. Aan e-mail hangen een heleboel nadelen:

• Je hebt geen controle over wat er binnenkomt. Je ondergaat het passief
• Het is niet publiekelijk beschikbaar (binnen het team). Informatie gaat op die manier verloren. De oude generatie die een heleboel kennis geeft opgebouwd, gaat binnenkort op pensioen. De nieuwe generatie die begint zal die kennis volledig opnieuw moeten gaan verzamelen. Systemen als wiki’s centraliseren en bewaren die kennis voor de komende generaties.
• Het zet niet aan tot verantwoordelijkheid. Jij bent toch de enige die de mail ziet. Niemand kan controleren of je er iets mee doet.
• Hoe meer mails je beantwoord, hoe meer mails je krijgt.

Hoe moet het dan wel?

• Wil je snelle & directe communicatie, gebruik dan een IM-programma (bij voorkeur gebaseerd op Jabber) zoals  Google Talk, iChat, Skype of Live Messenger. Voor persoonlijke communicatie tussen twee personen kan je ook bellen.
• Wil je documenten delen, zet je document dan online zodat meerdere mensen het kunnen bewerken in plaats van het constant over en weer te sturen. Mogelijkheden zijn een wiki, Google Docs, Zoho, Basecamp … De link naar het bestand mag je wel nog mailen
• Wil je een boodschap sturen naar een heleboel mensen, gebruik dan een blog.
• Voor korte berichten gebruik je twitter, Facebook-berichten … Het verschil met e-mail is dat je hier geen attachments kunt aanhangen en ze beperkt blijven tot tekst.Een kort bericht behoeft geen attachments.

Hoe blijf je dan op de hoogte van alles? RSS-feeds

• Je beslist zelf wat je volgt en wat niet. Je bent actief betrokken.
• Geen last meer van spam.
• Alle informatie van veranderingen in wiki’s, blogposts … kun je hier verzamelen

Gebruikt Luis Suarez dan helemaal geen e-mail? Toch wel. Hij leest nog mail, maar stuurt er geen meer. En dan gaat het vooral over notifications. Veranderingen in wiki’s, nieuwe berichten in zijn sociaal netwerk, gedeelde documenten … Mails met bijlages worden automatisch gewist en krijgt hij zelfs niet meer te zien.

Luis gebruikt social software om te communiceren. De software die Luis opnoemt is voornamelijk IBM-software, maar er bestaan een heleboel alternatieven:

• Lotus Sametime (IM): hier krijg je veel sneller een antwoord. Het blijft geen dagen liggen voor je antwoord krijgt.
• Lotus Notes (e-mail): als verzameling van de notificaties die verschillende systemen sturen.
• Oracle Beehive (collaboration-platform): Dit is de plaats om mensen te contacteren die op het moment niet online zijn. Zijn virtueel netwerk.
• Blogs: Het CV van Luis is zijn blog. Hij is al twee keer aangenomen voor een job dankzij zijn blog. En dit wordt alsmaar belangrijker, want mensen werken niet langer gans hun leven in één bedrijf. Je netwerk zal je helpen een nieuwe job te vinden.
• Twitter: onder andere om te communiceren met zijn managers
• Telefoon: voor persoonlijke communicatie tussen twee personen.

Het netwerk

Centraal in het verhaal van Luis Suarez staat zijn netwerk. Een grote groep mensen (1050) waarmee hij in contact staat. Je geeft een stuk aan het netwerk, maar je krijgt er veel van terug. Vragen die aan Luis gesteld worden, komen via Beehive automatisch in zijn netwerk terecht. Als hij niet online is, beantwoorden anderen uit zijn netwerk die vragen. Het netwerk zorgt er ook voor dat je horizon niet teveel verengt. Als je je nog enkel abonneert via RSS op wat jou interesseert, bestaat de kans dat je informatie mist. Het netwerk zorgt ervoor dat belangrijke informatie niet mist. Samenwerking en kennisdeling zijn kenwoorden voor dit concept. Dit betekent ook een volledige andere kijk op auteursrechten. Met het huidige copyright is dit niet mogelijk. Daarom ben ik zelf ook een groot voorstander van Creative Commons en pas ik dit toe op mijn blog, mijn foto’s en mijn tweets.

Eigen mening

Ik ga voor een heel groot stuk akkoord met Luis verteld. E-mail heeft maar een beperkt nut, maar wordt vandaag als een manusje-van-alles gebruikt. Het gebruik van attachments in mails is daar het mooiste voorbeeld van. Vaak (zoniet altijd) is het veel beter om bestanden te delen. De voordelen zijn legio: iedereen werkt op dezelfde versie, geen over en weer mailen, het document is overal en altijd beschikbaar… Zelf ben ik een groot voorstander van wiki’s (ik bewaar er de meeste van mijn notities en teksten in) en Google Docs.

Je mag de komende tijd meer van dit soort posts verwachten. Ik ben al een tijdje bezig met meer en meer van mijn werk online te doen en ik zal hierover berichten op deze blog.